保密
保密及私隐
保密和安全通信对于监察员和调解员的敏感工作至关重要. 确保与程序的所有电子通信的保密性的结构，包括电子邮件加密, 文档交流, 和zoom会议将由ITS管理, 使用HIPPA隐私标准作为信息安全的基准.
监察员和调解员必须保密，除非是被要求或被授权报告的情况. 所有询问、咨询、转介等将予以保密. 调解的文件和其他资料将在案件结束后销毁. 该计划遵守州法律和弗吉尼亚图书馆维护电子文件的规则.
教员Ombuds计划隐私声明
ODU教师监察计划致力于两个压倒一切的原则——对教师的最高标准的公正支持, 和最高标准的隐私的个人身份进行调查，并在每个案件的行为共享的信息. 这就是为什么我们有适当的程序和技术来保护任何提交调查的人的机密, 请求中介, 提供调解所需的文件, 或以任何方式参加教师监察计划.
- 我们的程序和技术将隐私放在设计和管理的首位.
- 所使用的技术具有业务合作协议，以满足存储的HIPAA遵从性标准.
- 收集初始索赔并将其安全地传输(传输中加密)给Ombuds主席和指定人员的安全表单.
- 监察员委员会成员的参与是处理每一案件所必需的.
- 安全的缩放会话, 确保会话加密，不录音, 当面对面的会议是不可能的.
- 限制对Teams中协作信息的管理访问的协议.
- 同时尽量减少电子数据, 电子记录或文件归监察萌芽委员会所有，并在需要知道的基础上提供给执行案件所需的尽可能少的人.
- 共享的信息不受信息自由法案的约束, 是无法发现的法律调查, 案件结案或者不再需要时，予以删除.